z大廈管理處設(shè)有專門的客戶投訴電話和投訴信箱，但由于營運部平時與客戶接觸較多，加上營運招商部直接面對商務中心的租戶，故有時客戶會直接打電話或發(fā)信件到營運部來投訴我司管理服務上的不足。因此，營運部應直接或主動協(xié)助管理部認真處理好客戶的投訴，具體步驟如下：
(1)對投訴電話的處理過程認真聽取投訴電話的內(nèi)容，并筆錄下投訴人姓名、公司，聯(lián)系電話以便及時取得聯(lián)系。
若投訴內(nèi)容在營運部可以解決的責任范圍內(nèi)在電話中明確答復投訴人解決問題的具體方法;待問題解決后，再去電話向投訴人致歉，必要時以書面方式致歉。
若投訴內(nèi)容不屬營運部可以解決的職責范圍內(nèi)在電話中明確答復投訴人我部將立即同有關(guān)部門聯(lián)系，并將解決辦法及時通知投訴人;立即將投訴內(nèi)容向有關(guān)部門反映，并了解有關(guān)部門將采取的處理方法;再打電話通知投訴人，我部已將具體問題向有關(guān)部門反映，并告知將采取的處理方法以及解決人的姓名、聯(lián)系電話等;事后，要打電話詢問投訴人問題是否已經(jīng)得到解決。
若投訴問題較為棘手，則營運部應去投訴公司詢問并了解具體情況，與有關(guān)部門聯(lián)系，上報公司總辦，協(xié)助處理和解決客戶的投訴。
(2)對于投訴信件的處理過程認真閱讀客戶的投訴信件，并筆錄下投訴人的姓名、公司名稱，聯(lián)系電話等。
若投訴內(nèi)容在營運部可以解決的職責范圍內(nèi)去電話明確答復投訴人解決問題的具體方法，并懇請對方諒解我部工作中的不足為其司帶來的不必要麻煩。
待問題處理后，再向投訴客戶書面解釋并致歉。
將客戶投訴信件和我部回函存檔。
若投訴內(nèi)容不屬營運部可以解決的職責范圍內(nèi)先去電話與有關(guān)部門說明投訴內(nèi)容，并將客戶的投訴信件復印件遞交有關(guān)部門具體處理去電話通知投訴客戶我部已通知有關(guān)部門立即為其解決問題事后，要打電話詢問投訴人問題是否已經(jīng)得到解決;待問題最終解決后，要向投訴人作書面解釋并致歉;最后將客戶投訴信件和我部回函存檔。
